Документация

«Приходил какой-то мальчик, что-то там настраивал, но уже никто ничего не помнит и не знает, что он делал»… 
А как часто вы слышите подобные фразы, когда они касаются вопросов, связанных с вашими сайтами, блогами, соцсетями, IT-системами?
Маленький тест (особенно важен, если вы руководитель или владелец предприятия) – ответьте себе честно на три вопроса: 
• на кого оформлено доменное имя вашего сайта и официальные страницы вашей компании в соцсетях?
• А хостинг сайта на кого оформлен?
• Если у вас функционирует IT-система в компании, то есть ли у вас задокументированное подробное описание всей схемы ее работы?
Если вы на первые два вопроса ответили, что это все оформлено на ваше юрлицо или на вас как на владельца компании, а на третий вопрос утвердительно кивнули, поздравляем, вы большой молодец! Но относитесь к малочисленной группе грамотных цифровых пользователей.
Поверьте, большое количество компаний понятия не имеют, кто и когда оформлял им сайт – это может быть какой-то «левый» человек, который уже сто лет у них не работает и вообще уехал на ПМЖ в другую страну, забрав с собой все пароли и доступы к сайту. Или сотрудник, который уволился и, будучи обиженным на вашу компанию, начинает мстить – например, может разместить вместо официального сайта вашей организации порно-ресурс. И я вовсе не фантазирую, реальность всегда острее – вот ситуация, которая на днях активно обсуждалась в СМИ: «На сайт челябинского госучреждения перебрались путаны» (https://newirkutsk.ru/…/na-sayt-chelyabinskogo-gosuchrezhd…/).
Теперь посмотрите на внедренную у вас IT-систему (ERP, CRM, бухгалтерская программа и прочие) – у вас уже что-то есть из этого списка или вы собираетесь этим заняться? Обратите внимание, хороший подрядчик по внедрению должен предоставить вам документальное оформление проекта автоматизации с прописанной историей: зачем это делается, как, по какой схеме, какие функциональные роли у сотрудников и пр.? При этом документация должна быть понятна заказчику, должны быть схемы, таблицы, т.е. она еще и визуально должна быть представлена, а не куча букв непонятных. Когда все ясно и понятно, только тогда заказчик это все согласовывает, и уже по согласованной схеме идет работа по внедрению IT-системы.
Ведь очень часто бывает, что в компании меняются ключевые сотрудники, руководители, приходят на их место новые кадры, которые должны понимать, как работает система. И если они развивают компанию или открывают новые направления, что тоже может потребовать дополнительной автоматизации, то тогда не придется все делать с нуля: звать новых подрядчиков, и опять «мочало, начинай сначала» до новой смены кадров на предприятии. Нет, при наличии грамотного описания проекта все можно донастроить с прежними подрядчиками или с новыми, сэкономив на этом приличные деньги, чем если делать все опять с самого начала. 

Ссылка на статью: На сайт челябинского госучреждения перебрались путаны

#документы #документация
#бизнеспорусски #erp #формуласофт #Formulasoft #ОльгаВасильева#OlgaVasileva